Czy Metoda ALPEN to lek na twoje problemy z planowaniem czasu?

 

Pla­nu­jąc czas mamy ten­den­cję do wypi­sy­wa­nia masy zadań, któ­re póź­niej sta­ra­my się wepchnąć w plan dnia. Zakła­da­my, że jakoś uda nam się pójść na zaję­cia, do pra­cy, odwie­dzić kole­żan­kę, pouczyć się, pójść na basen, wysłać listy, ugo­to­wać obiad, zro­bić pra­nie i jesz­cze poczy­tać książ­kę czy obej­rzeć film. Zapeł­nia­my kalen­darz kolej­ny­mi obo­wiąz­ka­mi, tak, że prak­tycz­nie nie miesz­czą się one na stro­nie. Wyglą­da na to, że to będzie ide­al­ny dzień! Wszyst­kie pozy­cje nastę­pu­ją po sobie bez minu­ty prze­rwy. Nie zakła­da­my prze­cież, że coś pój­dzie nie tak. Nie zakła­da­my nawet, że wypa­da­ło­by pójść do toa­le­ty, a kie­dy indziej zro­bić sobie her­ba­tę. W ten spo­sób pró­bu­je­my zarzą­dzać cza­sem. Sta­ra­my się go roz­cią­gnąć, z godzi­ny zro­bić dwie.

 

Zgo­dzi­cie się ze mną, że to naj­więk­szy pro­blem pla­no­wa­nia? Sama wal­czy­łam z nim mie­sią­ca­mi. Popa­da­łam w błęd­ne koło. Nie­zre­ali­zo­wa­ne zada­nia gro­ma­dzi­ły się z dnia na dzień, a ja zamar­twia­łam się, że nie jestem w sta­nie ich wszyst­kich wyko­nać. A musia­łam tyl­ko zro­zu­mieć czas! To, ile go mam. Musia­łam to poczuć. Jak to zro­bi­łam? Od koń­ca.

 

 

Nim jed­nak do tego przej­dę zacznij­my może od tego, na co w ogó­le może­my spo­żyt­ko­wać czas. Ist­nie­je kil­ka kate­go­rii, któ­re możesz uwzględ­nić w swo­im pla­nie. Są to:

1. Zada­nia, któ­re mają kon­kret­ny cel i powin­ny przy­nieść jakiś efekt.

2. Czas dla sie­bie —  relaks, roz­wój oso­bi­sty, robie­nie tego, co spra­wia Ci przy­jem­ność.

3. Zna­jo­mi, rodzi­na — czas, któ­ry poświę­casz na kon­tak­ty z inny­mi.

4. Bez­kie­run­ko­we czyn­no­ści — to o czym zawsze zapo­mi­na­my two­rząc plan dnia. Na cze­le wszyst­kich zagro­żeń stoi oczy­wi­ście zwie­dza­nie naj­od­le­glej­szych zakąt­ków inter­ne­tu. ;)

 

Metoda ALPEN

 

Meto­da ALPEN. Na czym pole­ga?

 

Meto­da ALPEN to zupeł­ne odwró­ce­nie toku myślo­we­go pod­czas pla­no­wa­nia. Spoj­rze­nia na czas z innej per­spek­ty­wy. Zasta­nów się nad swo­im dniem od dru­giej stro­ny. Tro­chę ina­czej niż robisz to zazwy­czaj. Zacznij od koń­ca. Nie od wypi­sy­wa­nia zadań, któ­re masz do wyko­na­nia i prób roz­cią­gnię­cia doby, a od zapy­ta­nia sie­bie o to, ile tego cza­su tak napraw­dę masz. Dowiedz się, z czym przy­szło Ci pra­co­wać. Koniecz­nie roz­pisz swo­je wnio­ski na kart­ce. Możesz też stwo­rzyć pro­cen­to­wy dia­gram koło­wy w Wor­dzie, by uzmy­sło­wić sobie, jaką ilo­ścią cza­su dys­po­nu­jesz.  Przy­kła­do­wo.

 

Doba ma 24 godzi­ny. (Eure­ka.)

7 godzin śpię.

1 godzi­nę poświę­cam na dotar­cie na uczel­nię i powrót.

6 godzin jestem na uczel­ni.

3 godzi­ny potrze­bu­ję na poran­ną ruty­nę i domo­we obo­wiąz­ki w cią­gu dnia. (Obiad, kola­cja, sprzą­ta­nie, kąpiel itp. itd.)

Zosta­je mi 7 godzin.

 

60:40

Nie­wie­le, ale tak napraw­dę jest jesz­cze gorzej, ponie­waż powin­ni­śmy zapeł­niać zada­nia­mi tyl­ko 60% nasze­go cza­su. Z doświad­cze­nia wiesz już prze­cież, że pró­by zapla­no­wa­nia 100% cza­su, któ­ry posia­dasz, koń­czą się fia­skiem. To 40% pro­cent daje Ci poczu­cie bez­pie­czeń­stwa, luzu. To tak­że czas dla spon­ta­nicz­no­ści i kre­atyw­no­ści. Dzię­ki nim nie popad­niesz w ruty­nę, a to sza­le­nie waż­ne, jeśli nie chcesz szyb­ko ulec wypa­le­niu. Nie jeste­śmy w sta­nie prze­wi­dzieć wszyst­kie­go w 100%, dla­te­go każ­de zada­nie, któ­re wpi­su­jesz w swój kalen­darz powin­no mieć oko­ło 20 minut zapa­su na każ­dą godzi­nę jego wyko­ny­wa­nia. Nagle oka­zu­je się, że masz wol­ne tyl­ko 4 godzi­ny i 20 minut w cią­gu dnia! Teraz już wiesz, dla­cze­go nie zdą­ży­łeś pójść na basen. ;)

 

Tak napraw­dę naszym naj­więk­szym pro­ble­mem jest fakt, że chce­my zarzą­dzać cza­sem, a cza­sem… nie da się rzą­dzić! Czas jest i się nie zmie­nia. Nie moż­na mu powie­dzieć by zwol­nił lub przy­spie­szył. Jedy­ne, co może­my zro­bić to zarzą­dzać naszy­mi zada­nia­mi, ale nie cza­sem!

 

Sko­ro mamy tak mało cza­su na roz­wój i dodat­ko­we aktyw­no­ści, jak wybrać te naj­waż­niej­sze zada­nia? Jeże­li masz pro­ble­my z wyzna­cza­niem prio­ry­te­tów koniecz­nie wypró­buj matry­cę Eisen­ho­ve­ra, któ­ra Ci to uła­twi. Nie jest ona żad­nym odkry­ciem, ale moż­li­we, że znaj­dą się wśród Was oso­by, któ­re jej nie zna­ły.

 

Jak zarządzać zadaniami?  Tablica Eisenhovera.

 

1. Wypisz na osob­nej kart­ce wszyst­kie zada­nia, któ­re chciał­byś wyko­nać dane­go dnia.

2. Przy każ­dym zada­niu zapisz, ile cza­su zaj­mie Ci jego wyko­na­nie. Zaraz obok zapisz czas, któ­ry będzie Two­im zabez­pie­cze­niem na wypa­dek kom­pli­ka­cji lub nie­ocze­ki­wa­nych sytu­acji.

3. Bio­rąc pod uwa­gę licz­bę godzin, któ­re masz dostęp­ne w cią­gu dnia wpisz swo­je zada­nia w tabli­cę Eisen­ho­ve­ra.

4. Następ­nie zabierz się za ich reali­za­cję w kolej­no­ści:

- Pil­ne i waż­ne.

- Pil­ne i nie­waż­ne.

- Nie­pil­ne i waż­ne.

- Nie­pil­ne i nie­waż­ne.

Możesz sko­rzy­stać z poniż­szej gra­fi­ki lub nary­so­wać pro­stą tabel­kę na kart­ce papie­ru.

 

metoda Alpen

 

Teo­re­tycz­nie naj­le­piej było­by wcze­śniej stwo­rzyć ide­al­ny model pro­cen­to­wy, w któ­rym zapi­sał­byś, ile cza­su chcesz poświę­cać poszcze­gól­nym kate­go­riom swo­je­go życia. Ile rodzi­nie, ile zna­jo­my­mi, ile sobie, a ile pra­cy. Wyda­je mi się, że dobrze jest mieć taki model z per­fek­cyj­ny­mi pro­por­cja­mi, by o nich pamię­tać, by nie dać się ponieść i do nie­go dążyć. Uwa­żam jed­nak, że nie­moż­li­wym jest zacho­wa­nie ide­al­nych pro­por­cji każ­de­go dnia. Bądź­my reali­sta­mi! Bywa­ją takie dni, a nawet tygo­dnie, w któ­rych zupeł­nie poświę­ca­my się pra­cy. Bywa i tak, że na pra­cę nie mamy ocho­ty i całe dnie spę­dza­my na odpo­czyn­ku i zbie­ra­niu sił np. pod­czas waka­cji. Zawsze powta­rzam, że we wszyst­kim trze­ba zna­leźć zło­ty śro­dek.


 

 

Meto­da, któ­rą tutaj opi­sa­łam nosi nazwę Meto­dy ALPEN, a nazwa ta wzię­ła się od pierw­szych liter poszcze­gól­nych punk­tów w języ­ku nie­miec­kim. Pod­su­mo­wu­jąc, oto kro­ki, któ­re nale­ży wyko­nać, by roz­wią­zać pro­blem prze­ła­do­wa­ne­go pla­nu dnia.

  1. Zapisz listę zadań. (Aufga­ben)
  2. Określ czas, któ­ry potrze­bu­jesz na ich wyko­na­nie wraz z dodat­ko­wym zabez­pie­cze­niem. (Län­ge schät­zen)
  3. Zapla­nuj 60% cza­su, któ­ry masz do dys­po­zy­cji zacho­wu­jąc 40% na nie­prze­wi­dzia­ne sytu­acje. (Puf­fe­rze­it ein­pla­nen)
  4. Wyznacz prio­ry­te­ty, zde­cy­duj w jakiej kolej­no­ści będziesz pra­co­wał np. za pomo­cą Tabli­cy Eisen­ho­ve­ra. (Ent­sche­idung tref­fen)
  5. Odha­czaj kolej­ne punk­ty, prze­nieś nie­zre­ali­zo­wa­ne zada­nia na następ­ny dzień. (Nachkon­trol­le)

 

To jak, spraw­dzi­cie meto­dę ALPEN na wła­snej skó­rze? Jeże­li macie pro­ble­my z prze­ła­do­wa­nym pla­nem dnia, to gorą­co ją pole­cam. U mnie podzia­ła­ło! A może mie­li­ście już wcze­śniej do czy­nie­nia z takim podej­ściem do pla­no­wa­nia cza­su? Jeże­li zna­cie lep­sze tech­ni­ki, to chęt­nie nauczę się cze­goś nowe­go. ;)

 

Do następ­ne­go czy­ta­nia!

Ania

 

Inne tematy związane z organizacją i planowaniem czasu znajdziesz w kategorii ORGANIZACJA.

 

 

  • Odkąd zaczę­łam orga­ni­za­cję wła­sne­go wese­la mój czas JESZCZE bar­dziej zaczął ucie­kać jak sza­lo­ny i pró­bu­ję wszyst­kie­go, by go ciut lepiej wyko­rzy­stać, więc wypró­bu­ję i tę meto­dę :D

    • Jej­ku podzi­wiam ludzi, któ­rzy orga­ni­zu­ją wese­le. Prze­cież to jest nie­sa­mo­wi­te przed­się­wzię­cie logi­stycz­ne i w ogó­le ajaj!
      Powo­dze­nia kocha­na, na pew­no dasz radę. :*:)

  • Alek­san­dra J

    Cudow­ny blog! Tra­fi­łam na nie­go wczo­raj i tak roz­pra­co­wu­ję wszyst­kie posty. Jesteś eks­tra laska :)

  • Pingback: Ładne rzeczy! #15 | HANIAKO()

  • Tak się zacie­ka­wi­łam, że prze­czy­ta­łam tekst dwa razy :D Ostat­nio mam pro­blem z cza­sem i muszę zacząć pla­no­wać z roz­sąd­kiem. To chy­ba będzie dobra meto­da do wypró­bo­wa­nia! ^-^

    • Spró­buj koniecz­nie. Ja jestem bar­dzo zado­wo­lo­na. Odkąd pozna­łam tę meto­dę na pew­no jestem efek­tyw­niej­sza, bo sku­piam się na prio­ry­te­tach. :)

  • Iza­be­la K.

    Muszę wypró­bo­wać! Co praw­da ochło­nę­łam już z wypeł­nia­niem dnia po brze­gi i nie mam pro­ble­mu z zapcha­nym kalen­da­rzem. Sta­ram się nie pla­no­wać wię­cej niż 2 dużych zadań w cią­gu wol­ne­go dnia, a kie­dy mam zaję­cia miej­sca star­cza na jed­no. Już się nie oszu­ku­ję, że zdo­łam zro­bić wszyst­ko, cze­go bym chcia­ła, nie jestem cybor­giem ;-)

    • Iza, super spo­strze­że­nie. Nie jesteś cybor­giem. Faj­nie, że potra­fisz się tak okre­ślić i sku­pić na 2 waż­nych zada­niach w cią­gu dnia. Chy­ba nale­żysz do wyjąt­ków. ;D

  • Edy­ta moj-kawalek-podlogi.pl

    Bar­dzo faj­na meto­da, muszę przy­znać, że o ile wcze­śniej o tabli­cy Eisen­ho­ve­ra już sły­sza­łam, to meto­da ALPEN jest dla mnie cał­kiem nowa. Cho­ciaż cał­kiem nie­świa­do­mie sto­su­ję jej spo­rą część w swo­im życiu. Jedy­ny zgrzyt to ten podział 60:40…

  • Nie­zwy­kle cie­ka­wy post. Koniecz­nie muszę tę meto­dę wypró­bo­wać :)

  • Nie spo­tka­łam się jesz­cze z tą meto­dą, a wyglą­da ona na cał­kiem sen­sow­ną. Cie­szę się, że sama się obcho­dzę bez pla­no­wa­nia, co naj­wy­żej w chwi­lach natło­ku zadań spi­su­ję sobie listę na kart­ce, od myśl­ni­ków, bez dat i zosta­wiam to w widocz­nym miej­scu. Zda­je egza­min <|:^)

  • Dobrze to napi­sa­łaś. U mnie czę­sto jest tak, że pla­no­wa­nie zabu­rza­ją sytu­acje, któ­re są “poza” tymi, któ­re były uję­te w pla­nie. I wte­dy plan nie wycho­dzi. Ale jest za to cie­ka­wie :)

  • Faj­ne, czy­li w prak­ty­ce kon­cen­tru­je­my sie na prio­ry­te­tach, a ponie­waz kon­cen­tru­je­my sie na prio­ry­te­tach mamy wyni­ki, a ponie­waz mamy wyni­ki … ta meto­da dzia­la. Pozdra­wiam ser­decz­nie Beata

  • Mega mega mega mi się podo­ba! Bo chy­ba wpa­dłam w pułap­kę z tym moim orga­ni­zo­wa­niem życia :O Świe­żut­ka lista na jutro już cze­ka.… :D Ale chy­ba muszę ją zmo­dy­fi­ko­wać o meto­dę ALPEN bo już widzę, że nie zdą­żę ze wszyst­kim :)

    • Też wła­śnie tak czę­sto robi­łam. Wie­dzia­łam, że nie zdą­żę, a i tak zapi­sy­wa­łam. Daj znać, jak się spraw­dzi­ło, ;)

  • Chy­ba wła­śnie wyja­śni­łaś mi gdzie się podział czas, któ­ry mi tak ucie­kał… ktoś wresz­cie powie­dział o tym pro­sto z mostu. Zabie­ram się chy­ba za wpro­wa­dza­nie zmian w tej mojej orga­ni­za­cji. Muszę jesz­cze poćwi­czyć z kon­se­kwen­cją i wszyst­ko będzie dobrze :)

  • Nie zakła­da­my nawet, że wypa­da­ło­by pójść do toa­le­ty” pew­nie że nie! Po co ;)

  • Ja zupeł­nie nie­świa­do­mie wpa­dłam na ten pomysł, nie wie­dząc, że to jest jakaś meto­da i to co uka­za­ło się moim oczom na naszki­co­wa­nych do tego celu dwóch zega­rach wca­le mnie nie ucie­szy­ło. Jed­nym zda­niem — mam zbyt wiel­kie pla­ny, a zbyt mało wol­ne­go cza­su na ich reali­za­cję i to cała praw­da. Wcze­śniej męczy­łam się z prze­ła­do­wa­ną listą zadań, dodat­ko­wo dołu­jąc się opi­nia­mi “spe­cja­li­stek” od orga­ni­za­cji, że na wszy­sko co chce­my może­my zna­leźć czas przy opty­mal­nej orga­ni­za­cji. Może i tak, ale ile tygo­dni da się pocia­gnąć w takim kie­ra­cie…?

    • Moż­na zna­leźć spo­ro cza­su w pocze­kal­niach albo auto­bu­sach, moż­na faj­nie się zor­ga­ni­zo­wać i to dużo da, ale w koń­cu skoń­czą się pomy­sły na zna­le­zie­nie dodat­ko­we­go cza­su. ;)

  • O mat­ko, ten pro­blem cho­dzi za mną od tygo­dni. Moje wszyst­ko albo nic i bar­dzo zero­je­dyn­ko­we podej­ście, plus per­fek­cjo­nizm i w cho­le­re za dużo pla­nów i wiecz­nie cho­dzę nie­za­do­wo­lo­na, sfru­stro­wa­na, zmę­czo­na i ziry­to­wa­na.

  • S.

    na począt­ku wpi­su jest błąd, powin­no być obej­rzeć! Pozdra­wiam, wier­na czy­tel­nicz­ka :)

    • Ojej, wolę nie mieć takich wier­nych czy­tel­ni­czek ;)

    • Dzię­ku­ję ;) Mam jakąś wybiór­czą dys­lek­sję na punk­cie tego sło­wa. Popra­wiam je pra­wie za każ­dym razem. Zwy­kle chwi­lę przed publi­ka­cją. No, nie tym razem. ;)