fbpx

Czy Metoda ALPEN to lek na twoje problemy z planowaniem czasu?

Metoda ALPEN

 

Planując czas mamy tendencję do wypisywania masy zadań, które później staramy się wepchnąć w plan dnia. Zakładamy, że jakoś uda nam się pójść na zajęcia, do pracy, odwiedzić koleżankę, pouczyć się, pójść na basen, wysłać listy, ugotować obiad, zrobić pranie i jeszcze poczytać książkę czy obejrzeć film. Zapełniamy kalendarz kolejnymi obowiązkami, tak, że praktycznie nie mieszczą się one na stronie. Wygląda na to, że to będzie idealny dzień! Wszystkie pozycje następują po sobie bez minuty przerwy. Nie zakładamy przecież, że coś pójdzie nie tak. Nie zakładamy nawet, że wypadałoby pójść do toalety, a kiedy indziej zrobić sobie herbatę. W ten sposób próbujemy zarządzać czasem. Staramy się go rozciągnąć, z godziny zrobić dwie.

 

Zgodzicie się ze mną, że to największy problem planowania? Sama walczyłam z nim miesiącami. Popadałam w błędne koło. Niezrealizowane zadania gromadziły się z dnia na dzień, a ja zamartwiałam się, że nie jestem w stanie ich wszystkich wykonać. A musiałam tylko zrozumieć czas! To, ile go mam. Musiałam to poczuć. Jak to zrobiłam? Od końca.

 

 

Nim jednak do tego przejdę zacznijmy może od tego, na co w ogóle możemy spożytkować czas. Istnieje kilka kategorii, które możesz uwzględnić w swoim planie. Są to:

1. Zadania, które mają konkretny cel i powinny przynieść jakiś efekt.

2. Czas dla siebie –  relaks, rozwój osobisty, robienie tego, co sprawia Ci przyjemność.

3. Znajomi, rodzina – czas, który poświęcasz na kontakty z innymi.

4. Bezkierunkowe czynności – to o czym zawsze zapominamy tworząc plan dnia. Na czele wszystkich zagrożeń stoi oczywiście zwiedzanie najodleglejszych zakątków internetu. ;)

 

Metoda ALPEN

 

Metoda ALPEN. Na czym polega?

 

Metoda ALPEN to zupełne odwrócenie toku myślowego podczas planowania. Spojrzenia na czas z innej perspektywy. Zastanów się nad swoim dniem od drugiej strony. Trochę inaczej niż robisz to zazwyczaj. Zacznij od końca. Nie od wypisywania zadań, które masz do wykonania i prób rozciągnięcia doby, a od zapytania siebie o to, ile tego czasu tak naprawdę masz. Dowiedz się, z czym przyszło Ci pracować. Koniecznie rozpisz swoje wnioski na kartce. Możesz też stworzyć procentowy diagram kołowy w Wordzie, by uzmysłowić sobie, jaką ilością czasu dysponujesz.  Przykładowo.

 

Doba ma 24 godziny. (Eureka.)

7 godzin śpię.

1 godzinę poświęcam na dotarcie na uczelnię i powrót.

6 godzin jestem na uczelni.

3 godziny potrzebuję na poranną rutynę i domowe obowiązki w ciągu dnia. (Obiad, kolacja, sprzątanie, kąpiel itp. itd.)

Zostaje mi 7 godzin.

 

60:40

Niewiele, ale tak naprawdę jest jeszcze gorzej, ponieważ powinniśmy zapełniać zadaniami tylko 60% naszego czasu. Z doświadczenia wiesz już przecież, że próby zaplanowania 100% czasu, który posiadasz, kończą się fiaskiem. To 40% procent daje Ci poczucie bezpieczeństwa, luzu. To także czas dla spontaniczności i kreatywności. Dzięki nim nie popadniesz w rutynę, a to szalenie ważne, jeśli nie chcesz szybko ulec wypaleniu. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego w 100%, dlatego każde zadanie, które wpisujesz w swój kalendarz powinno mieć około 20 minut zapasu na każdą godzinę jego wykonywania. Nagle okazuje się, że masz wolne tylko 4 godziny i 20 minut w ciągu dnia! Teraz już wiesz, dlaczego nie zdążyłeś pójść na basen. ;)

 

Tak naprawdę naszym największym problemem jest fakt, że chcemy zarządzać czasem, a czasem… nie da się rządzić! Czas jest i się nie zmienia. Nie można mu powiedzieć by zwolnił lub przyspieszył. Jedyne, co możemy zrobić to zarządzać naszymi zadaniami, ale nie czasem!

 

Skoro mamy tak mało czasu na rozwój i dodatkowe aktywności, jak wybrać te najważniejsze zadania? Jeżeli masz problemy z wyznaczaniem priorytetów koniecznie wypróbuj matrycę Eisenhovera, która Ci to ułatwi. Nie jest ona żadnym odkryciem, ale możliwe, że znajdą się wśród Was osoby, które jej nie znały.

 

Jak zarządzać zadaniami?  Tablica Eisenhovera.

 

1. Wypisz na osobnej kartce wszystkie zadania, które chciałbyś wykonać danego dnia.

2. Przy każdym zadaniu zapisz, ile czasu zajmie Ci jego wykonanie. Zaraz obok zapisz czas, który będzie Twoim zabezpieczeniem na wypadek komplikacji lub nieoczekiwanych sytuacji.

3. Biorąc pod uwagę liczbę godzin, które masz dostępne w ciągu dnia wpisz swoje zadania w tablicę Eisenhovera.

4. Następnie zabierz się za ich realizację w kolejności:

– Pilne i ważne.

– Pilne i nieważne.

– Niepilne i ważne.

– Niepilne i nieważne.

Możesz skorzystać z poniższej grafiki lub narysować prostą tabelkę na kartce papieru.

 

metoda Alpen

 

Teoretycznie najlepiej byłoby wcześniej stworzyć idealny model procentowy, w którym zapisałbyś, ile czasu chcesz poświęcać poszczególnym kategoriom swojego życia. Ile rodzinie, ile znajomymi, ile sobie, a ile pracy. Wydaje mi się, że dobrze jest mieć taki model z perfekcyjnymi proporcjami, by o nich pamiętać, by nie dać się ponieść i do niego dążyć. Uważam jednak, że niemożliwym jest zachowanie idealnych proporcji każdego dnia. Bądźmy realistami! Bywają takie dni, a nawet tygodnie, w których zupełnie poświęcamy się pracy. Bywa i tak, że na pracę nie mamy ochoty i całe dnie spędzamy na odpoczynku i zbieraniu sił np. podczas wakacji. Zawsze powtarzam, że we wszystkim trzeba znaleźć złoty środek.


 

 

Metoda, którą tutaj opisałam nosi nazwę Metody ALPEN, a nazwa ta wzięła się od pierwszych liter poszczególnych punktów w języku niemieckim. Podsumowując, oto kroki, które należy wykonać, by rozwiązać problem przeładowanego planu dnia.

  1. Zapisz listę zadań. (Aufgaben)
  2. Określ czas, który potrzebujesz na ich wykonanie wraz z dodatkowym zabezpieczeniem. (Länge schätzen)
  3. Zaplanuj 60% czasu, który masz do dyspozycji zachowując 40% na nieprzewidziane sytuacje. (Pufferzeit einplanen)
  4. Wyznacz priorytety, zdecyduj w jakiej kolejności będziesz pracował np. za pomocą Tablicy Eisenhovera. (Entscheidung treffen)
  5. Odhaczaj kolejne punkty, przenieś niezrealizowane zadania na następny dzień. (Nachkontrolle)

 

To jak, sprawdzicie metodę ALPEN na własnej skórze? Jeżeli macie problemy z przeładowanym planem dnia, to gorąco ją polecam. U mnie podziałało! A może mieliście już wcześniej do czynienia z takim podejściem do planowania czasu? Jeżeli znacie lepsze techniki, to chętnie nauczę się czegoś nowego. ;)

 

Do następnego czytania!

Ania

 

Inne tematy związane z organizacją i planowaniem czasu znajdziesz w kategorii ORGANIZACJA.

 

 

100 PLN zniżki na AIRBNB

Wskocz na Facebooka

Studencka grupa wsparcia

Close Menu
×

Koszyk